Hur AutoConcept ökade dataflödet med skräddarsydd HubSpotintegration

Om AutoConcept

AutoConcept är ett spännande bolag och flerfaldig gasell från Kungsbacka som säljer garantier och fordonsförsäkringar. Detta företag skapar ett tryggare bilägande i Sverige, Danmark, Norge och Finland.

Utmaningar

AutoConcepts egenutvecklad ERP system fungerar utmärkt för att hantera lösningar för fordonsförsäkringar. Men innan vi började arbeta tillsammans var flödet av information mellan deras system och andra affärssystemet begränsat. Detta resulterade i att det var väldigt svårt och omständigt för marknad, sälj och kundservice att hitta rätt information vid rätt tillfälle.

Utan en central källa för kunddata, med t ex tidigare interaktioner, transaktioner och annan aktivitet, var helt enkelt samarbetet mellan alla kundrelaterade team och ledning inte effektivt. Det var svårt att få data och rapporter att matcha, vilket innebar att inte alla team arbetade mot samma mål. Genom att välja Hubspot som deras nya CRM hade AutoConcept redan tagit ett stort steg för att modernisera sin teknik. Men för att få riktigt utväxling och samverkan över samtliga av bolagets avdelningar och där med en bättre ROI på sin IT, behövde HubSpots CRM och det egenutvecklade ERP systemet kunna prata med varandra.

Eftersom ERP systemet innehöll en väldigt stor mängd data och en del kända kvalitetsbrister i datan, fanns där inget enkelt sätt att integrera dom två plattformarna, dom tekniska hinderna behövde överkommas och dom frågade TeQflo om hjälp.

Mål

• Säkerställa två-vägs flöde av data mellan Hubspots CRM och AutoConcepts ERP System.
• Skapa bättre förutsättningar för säljorganisationen genom att tillhandahålla rätt kundinformation och försäljningsrapporter.
• Skapa bättre förutsättningar för kundtjänst med bättre insikter för att kunna behålla kunder och skapa merförsäljning.
• Möjliggöra bättre samverkan mellan marknadsföring och försäljning genom att tillhandahålla samma och korrekt data.  
• Reducera tiden spenderad på onödiga manuella uppgifter och dubbelarbete.

Lösning

I slutändan kom vi fram till att vi behövde en enkel lösning i två steg. 

1. Fart: För att komma igång fort började vi med en tillfällig integration med hjälp av Skyvia. 
2. Kvalité: När bollen var i rullning byggde vi en robust och anpassad integration.

För kontext, Skyvia  är en molnbaserad integrationsplattform. Med deras lösning är det relativt enkelt att snabbt skapa en temporär integration. Generellt fungerar Skyvia bra för enklare integrationer, men när kunder behöver mer djuptgående anpassningar eller när datamängden är väldigt omfattande, rekommenderar vi vanligtvis att skapa en skräddarsydd integration. Men genom att börja med en tillfällig lösning kunde vi extrahera värdefulla insikter kring vad AutoConcept verkligen hade behov av. När det kommer till anpassade integrationer är nyckeln att kunna förstå arbetsprocesser och dataflöden. Med Skyvia kunde vi kartlägga dessa affärsbehov, vi hade alltså fått fram all den information som krävdes för att designa och bygga vår robusta och skräddarsydda integration.

AutoConcept bad oss skapa en anpassad två-vägs integration. När det kommer till systemintegration är just denna typ oftast mest komplex att bygga. Vi måste skapa logiken och regelverket för att hämta och leverera datan fram och tillbaka fortlöpande. HubSpots API är generellt mycket integrationsvänligt men att koppla ihop det med ett egenutvecklat ERP system kräver lite mer arbete än vanligt. Men att lösa komplexa IT utmaningar precis det vi är bra på!

Idag är värdefulla insikter kring våra kunder och deras interaktioner med oss - både på person och bolagsnivå, lätt tillgängligt för alla som behöver det. Dom kommer åt det från sin dator eller telefon. Ingen mer missmatchning av data, inget informationsglapp och inga negativa kundupplevelser!  

Resultat

En fördel med att bygga en anpassad integration är att resultatet är väldigt talande - antingen fungerar det bra eller så gör det inte det. Integrationen skapad åt AutoConcept fungerar precis så som den ska, den synkroniserar rätt data, på rätt plats, vid rätt tidpunkt.

Vi skapade en event-baserad två-vägs synk. Denna är verksam fortlöpande och uppdatera endast dom datafält som faktiskt har ett förändrat värde. Med andra ord, ett fält på en kontakt i HubSpot kommer endast uppdateras om motsvarande fält i ERP systemet har uppdaterats och tvärtom. Detta innebär att vår anpassade integration fungerar mycket snabbare och smidigare än andra lösningar.

Som ett resultat av detta har vår kund möjlighet att skapa bättre resultat:

• Skapa bättre förutsättningar för säljorganisationen att arbeta mer effektivt, göra mer affärer och öka omsättningen.
• Skapa bättre förutsättningar för marknadsteamet att arbeta mer effektivt skapa fler leads och möjligheter.
• Förbättra kundupplevelsen med rätt data och personalisering. 
  Skapa kostnadsbesparingar genom att reducera tid spenderad på manuella arbetsuppgifter

Sammanfattningsvis, att designa och bygga den här anpassade HubSpot integrationen krävde en hel del ansträngning. Men utan att sammankoppla systemen hade AutoConcept in varit i den position dom är idag, där dom har bästa möjliga förutsättningar att skapa en utmärkt kundupplevelse!